Mong muốn có một không gian văn phòng làm việc đẹp và tối ưu hóa chi phí thiết kế thi công là những mong muốn mà bất kỳ sếp hoặc nhân viên hành chính nhân sự nào phụ trách việc thuê văn phòng và thiết lập địa điểm văn phòng làm việc cho công ty đều hướng đến.
Tuy nhiên sẽ có rất nhiều việc cần làm để có 1 kế hoạch tốt. Sau đây chúng tôi xin chia sẻ kinh nghiệm các vấn đề cần lưu ý khi thuê đơn vị thiết kế văn phòng như sau:
Thiết kế văn phòng đẹp vừa mang lại hiệu quả làm việc, vừa tiết kiệm được chi phí.
1. Xây dựng ngân sách cụ thể:
Sai lầm lớn nhất cho doanh nghiệp khi chuyển văn phòng là xây dựng 1 ngân sách chung chung, không cụ thể hóa từng hạng mục. Thực ra, chúng ta càng làm chi tiết thì càng tốt. Cụ thể từ những mục lớn đến những mục nhỏ, sau đó cân đối ngân sách giữa các mục đó.
Xây dựng một ngân sách chi tiết khi chuyển văn phòng
Ví dụ: khi xây dựng ngân sách, ngoài việc lên ngân sách cho việc thuê văn phòng hay làm nội thất thì chúng ta cần có cả chi phí cho các công việc hành chính như làm lại thủ tục pháp lý, in ấn lại ấn phẩm,… và quan trọng nhất là đừng quên những chi phí phát sinh dự phòng cho những việc này.
2. Có đủ khoảng thời gian để chuẩn bị:
“Thời gian là vàng” câu này càng đúng hơn đối với các doanh nghiệp trong thời đại này. Chính vì vậy trước khi doanh nghiệp chuẩn bị cho mình 1 ngôi nhà mới cũng cần chuẩn bị cho mình thời gian để làm việc này. Lời khuyên của chúng tôi là:
Càng có nhiều thời gian, bạn càng có nhiều cơ hội chọn lựa hơn
Ngay từ khi đi tìm mặt bằng thuê, các doanh nghiệp cũng nên tìm ngay cho mình 1 đơn vị thiết kế đồng hành để họ sẽ đưa ra lời khuyên, những lời tư vấn bổ ích cho mặt bằng đó. Chưa hết, trong quá trình đàm phán hợp đồng với chủ nhà, cũng là thời gian để đơn vị thiết kế đó lên ý tưởng thiết kế cho văn phòng của doanh nghiệp.
Như vậy sẽ tiết kiệm được khá nhiều thời gian cho doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp chính thức ký hợp đồng cũng là lúc đơn vị thi công nội thất có thể vào thi công hoàn thiện văn phòng.
Thời điểm chuyển văn phòng cũng khá quan trọng. Các doanh nghiệp không nên chuyển văn phòng vào cuối năm, đó là mùa cao điểm của văn phòng.
Thời điểm này giá văn phòng có thể giảm nhưng giá thi công nội thất thường tăng hơn những thời điểm giữa năm từ 5-15%, chưa kể tâm lý nhân viên bị xáo trộn, ảnh hưởng đến công việc cuối năm của doanh nghiệp.
Tóm tắt những việc cần làm khi thuê một văn phòng mới
3. Chọn thuê đơn vị thiết kế văn phòng:
Nhiều doanh nghiệp thường tiết kiệm chi phí chuyển văn phòng bằng cách bỏ chi phí thiết kế nhưng ít doanh nghiệp biết được đó chính là con đường làm tăng chi phí chuyển văn phòng.
Thời gian làm việc trung bình của dân văn phòng trong 1 ngày khoảng từ 8 đến 8,6h nên để tận dụng hết công suất của nhân sự các doanh nghiệp cần chú ý đến không gian làm việc nhiều hơn. Sự chuyển nghiệp của doanh nghiệp 1 phần cũng được đánh giá thông qua thiết kế. Hơn tất cả đó là thông qua thiết kế doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát được ngân sách đầu tư. Vậy chẳng có lý do gì để không tìm đến 1 công ty thiết kế nhỉ.
4. Lựa chọn nhà thầu thi công nội thất văn phòng trọn gói:
Liệu lựa chọn nhà thầu thi công từng phần chi phí có rẻ hơn không? Đây thường là những băn khoăn của các doanh nghiệp khi có ý định làm lại hoặc làm mới văn phòng.
Đúng là giá sẽ rẻ hơn nhưng tổng chi phí thì chưa chắc. Tại sao lại như vậy? khi các doanh nghiệp tự làm, họ đã tính đến những chi phí sau chưa?
Chi phí cho 1 nhân viên nghỉ làm để giám sát công việc làm nội thất. Chưa kể chi phí rủi ro trong công việc khi bạn ý tạm ngừng công việc đang làm tại công ty để làm giám sát.
Thời gian thi công chắc chắn sẽ kéo dài hơn vì các nhà thầu riêng biệt rất khó cùng lúc hoàn thiện thi công các hạng mục, thay vì có thể làm nhiều hàng mục cùng lúc khi nào mọi việc sẽ phải “xếp hàng chờ”, chưa kể đến việc nhân viên giám sát chưa có nhiều kinh nghiệm quản lý thi công đó cũng chính là lý do làm tăng chi phí.
Ví dụ, nếu qua 1 nhà thầu cung cấp, thời gian chỉ là 30 ngày, nhưng nếu tự làm thì thời gian có thể là 50 ngày. Như vậy lãng phí 20 ngày thuê cũng chính là đang lãng phí tiền bạc của doanh nghiệp.
Chi phí rủi ro cao do không lường hết được những vấn đề trong quá trình thi công. Một số cái thừa vẫn thừa, cái thiếu vẫn thiếu.
Ngoài ra khi chọn 1 nhà thầu trọn gói chắc chắn các doanh nghiệp sẽ có cảm giác yên tâm hơn trong quá trình bảo hành, ít nhất sẽ không bị các nhà thầu khác nhau đổ lỗi cho nhau khi gặp vấn đề trong quá trình doanh nghiệp đưa sản phẩm vào sử dụng, vận hành.
Với những tư vấn trên hy vọng có thể giúp các doanh nghiệp có cái nhìn rõ hơn khi có dự định chuyển văn phòng hay làm mới văn phòng.
Xem thêm: Những vấn đề cần lưu ý khi thương lượng giá thuê văn phòng tại đây:
